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Como Realizar Esse Processo De Troca De Contabilidade

11 janeiro 2024
Rodrigo Ferreira

Quer realizar a troca de contabilidade, mas não sabe como fazer esse processo de forma adequada?

As relações dos contadores e empresas de contabilidade com os mais variados tipos e modelos de negócios espalhados por todo o Brasil é bastante diverso, e claro, essa questão é uma das mais relevantes em termos administrativos e financeiros para toda empresa – independente do porte da companhia ou segmento de atividade.

Já há alguns anos, é muito comum que empresários e empreendedores busquem novos prestadores de serviços contábeis, tributários e de folha de pagamento por sentirem falta de processos tecnológicos, digitais e práticos .

Dessa forma, acabam optando por modificações que impactam diretamente em sua estrutura administrativa e financeira.

Entretanto, a maioria das empresas ainda possui muitas dúvidas quando o assunto é trocar de contabilidade, além da existência de diversos mitos e tabus que fazem com que, em muitos casos, os responsáveis pela gestão da empresa realizem adiamentos sucessivos na execução dessa mudança.

Quer saber mais sobre como trocar de contabilidade? Confira o nosso artigo e entenda tudo que precisa fazer para trocar o contador e a empresa contábil responsável pela contabilidade dos seus negócios.

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Qual A Importância Da Contabilidade?

A contabilidade é importante para qualquer empresa, principalmente, no que se refere à gestão do negócio, sendo essencial para o seu funcionamento eficiente. 

Ao contar com uma equipe de contabilidade, você consegue ter um registro preciso e sistemático das transações financeiras, possibilitando a elaboração de relatórios, como balanços e demonstrativos de resultados muito mais precisos. 

Esses dados contábeis atendem aos requisitos legais e fiscais e contribuem para uma análise do desempenho econômico e financeiro da empresa.

Somado a isso, por meio da contabilidade, os gestores conseguem avaliar a rentabilidade, a liquidez e a solidez financeira, identificando oportunidades de melhoria ou de ajustes.

É Fácil Trocar De Contador?

Não é difícil trocar de contabilidade ou contador. No entanto, a facilidade desse processo depende de diferentes aspectos, como relacionamento atual com o profissional, a complexidade das atividades contábeis e a organização da documentação organizada. 

Por isso, antes de realizar a troca de contabilidade, o ideal é entender como estão esses aspectos citados acima, pois, dessa forma, é possível garantir uma transição facilitada, assegurando a transferência de informações contábeis e documentos de maneira eficiente, além de cumprir eventuais obrigações contratuais. 

Qual A Função De Um Contador Em Uma Empresa?

Mas antes de trocar de contabilidade, é preciso entender quais as funções do contador em uma empresa. Vale lembrar que seu  papel é muito importante (além de ser obrigatório), seja em empresas de micro, pequeno, médio ou grande porte. 

No Brasil, o contador é conhecido popularmente como “aquele que é responsável por fazer o meu Imposto de Renda”. 

Porém, suas funções são diversas, compreendem diferentes áreas e vão muito além da elaboração do IR, principalmente quando estamos falando de empresas.

Hoje em dia, o contador atua como um consultor da empresa, auxiliando na tomada de decisões, não apenas contábeis, mas também financeiras, tributárias e trabalhistas – dentre outras – visando que o seu negócio possa crescer de forma sustentável e de acordo com as normas e legislações vigentes.

O contador possibilita ao empreendedor um apoio para que se tenha uma visão bem detalhada sobre todas as receitas e despesas da empresa. 

Além disso, ele irá gerenciar todas as suas atividades e processos relacionados à contabilidade, desenvolvendo e elaborando relatórios contábeis que auxiliam, por exemplo, no controle do fluxo de caixa da empresa.

Por meio de técnicas que envolvem cálculos, registros e análises, é fundamental que o contador tenha conhecimento de todo o cenário financeiro do seu negócio. 

Dessa forma, ele se torna capaz de auxiliar de forma direta na organização das questões financeiras e fiscais da sua empresa.

Portanto, na hora de trocar de contabilidade, é preciso ter conhecimento das seguintes obrigações do contador:

●      Auxiliar na Tomada de Decisão: o contador gera relatórios estratégicos para que a empresa possa conhecer com detalhes a situação financeira e o caixa da empresa. 

Isso ajudará nas decisões a serem tomadas pelo empreendedor, tanto no curto quanto no longo prazo.

●      Redução Legal da Carga de Impostos: caso o contador atue na empresa desde a sua abertura, ele pode fazer um planejamento tributário anualmente para que a companhia exerça sua atividade com a menor carga tributária possível dentro da legislação. 

Vale lembrar que, mesmo que a empresa já esteja em operação há anos, o contador também pode exercer esse papel e realizar avaliações tributárias periódicas para o seu negócio.

●      Diminuição dos Riscos Trabalhistas: outra função do contador é auxiliar as empresas para o integral cumprimento da legislação trabalhista. Ou seja, ele atua na implementação de ações e processos que garantam o cumprimento da legislação, bem como evitam problemas futuros neste âmbito.

Posso Trocar De Contador A Qualquer Momento?

Sim, você pode trocar de contabilidade a qualquer momento. Primeiramente, é importante ressaltar que qualquer empreendedor tem o direito de escolher o parceiro que melhor atenda a todas as demandas contábeis do seu negócio. 

Isso inclui trocar de contabilidade a qualquer instante ou nova necessidade. De forma prática, é necessário estar atento em relação ao processo de assinatura contratual dos respectivos serviços contábeis, já que há a possibilidade de aviso-prévio, multas etc; por rescisão de contrato. 

Além disso, esse prazo pode acabar variando de 1 ou 2 meses a até um ano, a depender da política seguida por cada empresa de contabilidade.

Portanto, o melhor momento para realizar a transferência de contabilidade pode variar de acordo com o segmento de atividade, porte, regime tributário, etc. A única questão que você precisa estar atento é na data de término da prestação de serviços do antigo contador e na data de início da prestação do novo contador.

O Que Fazer Para Rescindir O Contrato Com O Meu Atual Contador?

Independentemente do motivo para fazer a troca de contabilidade é crucial que essa mudança seja realizada com total transparência e profissionalismo.

Antes de mudar efetivamente de contador, não se esqueça de ler o seu contrato atual, já que há cláusulas que podem determinar os tipos de rescisão, impondo multa por quebra de contrato ou a necessidade de realizar um aviso prévio, por exemplo. 

Sendo assim, verifique esses prazos, a fim de determinar corretamente a comunicação, além do término efetivo da relação profissional.

Portanto, para que você não tenha nenhum tipo de problema na hora de fazer a troca de contabilidade, certifique-se de fazer a comunicação de forma correta e com antecedência, mesmo que a substituição do serviço se concretize a médio prazo e não de forma imediata.

Na Prática, O Que É Preciso Fazer Para Trocar De Contabilidade?

Existem algumas etapas essenciais para fazer a troca de contabilidade. Para te ajudar nesse processo, listamos todos os pontos que precisam ser observados, confira:

Comunicar A Decisão Ao Atual Contador

Primeiro de tudo, para que ocorra o cancelamento de uma relação de prestação de serviços com o atual contador e troca por um novo prestador, é necessário formalizar esse processo conforme previsto em contrato, o que geralmente pode ocorrer por WhatsApp, e-mail ou carta registrada.

Feita a comunicação, o atual prestador possuirá – de acordo com os prazos estabelecidos no contrato – um período para finalizar os trabalhos referentes ao contrato, bem como para fazer a organização de todos os documentos necessários que serão disponibilizados ao cliente e ao novo prestador de serviços contábeis.

Para que a troca de contabilidade seja formalizada, é necessário preencher um termo de transferência, onde constam as informações do novo prestador e responsável técnico. 

Em geral, esse suporte e termo são providenciados pelo próprio escritório de contabilidade que está sendo contratado.

Consultar O Contrato Atual

No processo para fazer a troca da contabilidade, é importante consultar o contrato atual para conhecer todas as cláusulas contratuais, prazos e responsabilidades associadas à mudança de contador. 

Verificar Pendências 

Verifique também as pendências financeiras ou documentais, assegurando que todos os aspectos estejam em ordem antes de efetuar a troca.

Caso tenha pendências, é indicado que a empresa de contabilidade resolva todas as questões antes do encerramento do contrato. 

Exclua O Nome Do Contador Da Empresa

Um passo importante é excluir o vínculo do contador da empresa após a transição, para evitar conflitos de informações e garantir a atualização adequada nos registros junto à Receita Federal e demais órgãos.

Essa exclusão geralmente é feita pelo antigo ou atual prestador, após a assinatura da carta de cancelamento de serviços contábeis.

Contratar Um Novo Serviço De Contabilidade

Após tomar a decisão de efetuar a troca da contabilidade e encontrar um novo prestador de serviço, é preciso firmar um novo Contrato de Prestação de Serviços Contábeis.

Lembre-se de solicitar a adição de cláusulas que são importantes para a sua empresa, verificar o escopo dos trabalhos que serão executados mensalmente e também analisar minuciosamente cada ponto do contrato para evitar divergências e conflitos futuros. 

Como Trocar De Contador No eSocial?

Para fazer a troca de contabilidade é preciso fazer a transferência de responsabilidade técnica no eSocial, um programa que tem como finalidade unificar e digitalizar diversos processos trabalhistas e previdenciários das empresas registradas na Receita Federal. 

Esse sistema também possibilita a comunicação à Receita Federal sobre a mudança de contador na empresa. Após a formalização do distrato, é necessário atualizar também essa informação no SPED, garantindo a regularização adequada da situação da empresa.

O Que É Carta De Cancelamento De Serviços Contábeis?

A carta de cancelamento de serviços contábeis é um documento oficial de comunicação da rescisão do contrato com o contador ou empresa de serviços contábeis. 

Para fazer a troca de contabilidade, essa carta precisa ser elaborada, com informações como o nome da empresa, o número do contrato, a data efetiva do cancelamento e justificativas para a decisão. 

É possível ainda incluir questões práticas, como a entrega de documentos e informações necessárias para a transição tranquila para um novo prestador de serviços contábeis, se necessário.

Como Encontrar Um Bom Serviço De Contabilidade?

Para fazer a troca de contabilidade e, assim, encontrar um bom escritório ou contador, você precisa considerar vários aspectos essenciais nessa transição.

O primeiro passo é avaliar a experiência e a especialização do contador ou da empresa contábil no seu setor de atuação.

Além disso,  verifique também referências, avaliações e reputação no mercado para garantir que a empresa, de fato, seja confiável.

Não deixe de analisar outras questões importantes, como a capacidade de comunicação eficiente, canais de atendimento, transparência nas práticas contábeis e o uso de tecnologias.

Nesse processo de troca de contabilidade, faça também comparações do escopo de serviços, analise a relação custo x benefício e os valores de honorários para garantir que os serviços estejam alinhados às demandas e ao orçamento da empresa.

Seguindo esses passos, é possível encontrar um serviço de contabilidade que atenda às necessidades da sua empresa e contribua positivamente para o sucesso financeiro e fiscal.

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Conclusão

Conforme vimos, a relação entre escritórios de contabilidade e empresas é de suma importância para dar suporte ao empreendedor no mundo dos negócios.

Por esse motivo, no processo de troca de contabilidade, certifique-se que não haja pendências, por exemplo, relacionadas às entregas de obrigações acessórias contábeis, tributárias e trabalhistas da empresa por parte do antigo prestador.

Na hora de fazer a troca de contabilidade, não deixe de conhecer a ArtData. Nosso escritório contábil possui uma equipe altamente capacitada em soluções para empresas de diversos portes e segmentos de atividade, oferecendo há mais de três décadas serviços contábeis, fiscais, trabalhistas, previdenciários e societários customizados.

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