Você conhece as vantagens de investir em um sistema ERP para pequenas e médias empresas?
Essa tecnologia auxilia na otimização de processos e aprimora a gestão financeira do negócio, além de permitir aos gestores acesso a dados precisos para a tomada de decisões mais acertadas.
Por isso, compreender o que é sistema ERP e como essa solução funciona permite que os gestores tenham uma visão clara do uso dessa tecnologia no cenário empresarial. Leia o nosso artigo e saiba tudo sobre o sistema ERP para pequenas empresas!
O Que É Sistema ERP?
ERP é a sigla para “Planejamento de Recursos Empresariais”, é uma solução tecnológica que unifica e otimiza as operações de diferentes departamentos de uma empresa, como vendas, finanças, estoque e recursos humanos, etc.
Ao centralizar e integrar todos os dados em uma única plataforma, o sistema ERP facilita o compartilhamento de informações, evitando duplicidades e outras divergências.
Essa solução também auxilia no monitoramento e controle de processos em toda a organização, melhorando a eficiência geral, reduzindo erros e aumentando a produtividade das equipes.
Por Que O ERP É Importante Para Pequenas Empresas?
Um sistema ERP é uma ferramenta essencial para empresas que buscam otimizar sua gestão e obter maior eficiência operacional.
Isso acontece porque, ao integrar todos os setores da empresas como finanças, vendas, estoque, recursos humanos e logística, em uma única plataforma, os gestores e colaboradores podem acessar e compartilhar dados em tempo real, melhorando a comunicação e eliminando a duplicidade de informações.
Com isso, é possível que todos tenham uma visão completa e precisa das operações, garantindo maior eficiência operacional e diminuindo a ocorrência de erros.
Como Surgiu O Sistema ERP?
O sistema ERP surgiu na década de 1950 com o desenvolvimento de ferramentas tecnologias voltadas para a automatização de controle de estoque.
Nos anos seguintes, na década de 1970, surge o Material Requirement Planning (MRP) sendo implementado pela Black and Decker, incorporando mais inteligência ao gerenciamento de materiais.
Já em 1980, a popularização das redes de computadores possibilitou a comunicação entre vários setores, reduzindo, inclusive, os custos com servidores. Nos anos 1990, os softwares de gestão ganharam ainda mais espaço nas grandes empresas com a evolução tecnológica.
O termo ERP foi criado pelo Gartner Group, que apresenta a integração de sistemas como MRP II com outros setores, possibilitando um gerenciamento ainda eficiente de toda a empresa.
Atualmente, os sistemas ERP possuem à sua disposição recursos avançados, com soluções personalizadas, inteligência artificial, computação em nuvem, tornando a gestão das empresas mais eficientes, precisas e otimizadas.
Como Funciona Um Sistema ERP?
O sistema ERP funciona de forma automatizada e integrada, possibilitando que todos os setores se comuniquem entre si e compartilhem informações em tempo real e de maneira segura e precisa.
Além de integrar as áreas, essa solução também automatiza tarefas repetitivas, como atualizações de estoque, processamento de pedidos e geração de relatórios financeiros, possibilitando que os gestores monitorem todos os processos de forma precisa.
Quais São As Funcionalidades De Um ERP?
Para acertar na decisão no momento de escolher um sistema ERP, é preciso que você conheça as principais funcionalidades disponibilizadas por essas soluções.
Confira:
Integração De Dados
Um ERP robusto deve ser capaz de receber informações das mais variadas fontes externas e apresentá-las de uma forma que facilite o entendimento do usuário. Dados imprecisos e informações vagas não são suficientes para auxiliar em uma decisão importante.
Se deseja um sistema ERP eficiente, escolha uma solução capaz de conectar diferentes setores da companhia a outros ambientes externos. Quanto mais dados puderem ser correlacionados e analisados, melhores serão os resultados a médio e longo prazo.
Além disso, um dos principais motivos de escolher um sistema ERP com grande capacidade de integração está no fato de evitar retrabalho para os funcionários da empresa, reduzindo ou eliminando, por exemplo, a necessidade de envio de documentação (por e-mail, em papel, entre outros) para o contador, que receberá os dados e informações necessárias para a execução do seu trabalho de forma mais rápida e precisa.
Essa integração do sistema ERP com uma solução contábil traz agilidade, organização e praticidade para a rotina de qualquer negócio.
Automação Dos Processos
Várias atividades executadas na gestão de uma empresa exigem muito tempo por parte do time de colaboradores, principalmente aquelas executadas de forma repetitiva e manual.
Muitas delas poderiam ser desenvolvidas por um recurso tecnológico automatizado. Um sistema ERP conta com esse benefício, pois desde a simplificação de avaliações até a elaboração de fontes de oportunidade, essa ferramenta pode assumir a tarefa e liberar a equipe para outros serviços mais produtivos.
Suporte Técnico
Nem sempre você e seus funcionários terão o domínio de qualquer tipo de software implementado na organização rapidamente. Por isso, é preciso separar um tempo para ajustá-lo, parametrizá-lo, treinar a equipe e solucionar problemas técnicos à medida que forem surgindo.
Enquanto isso, a melhor alternativa é contar com ajuda externa para isso, o que inclui o apoio essencial da empresa fornecedora do sistema ERP e do contador.
Se você tem o auxílio de um suporte técnico rápido e assertivo oferecido pela fornecedora do ERP, o fluxo de trabalho torna-se mais eficaz, e não será preciso dedicar tanto tempo para aprender todos os detalhes referentes ao seu funcionamento.
Customização
Um sistema ERP pode ser mais bem aproveitado, principalmente em médias e grandes empresas, quando é flexível, com funções que se adaptam às necessidades específicas do contratante.
Por esse motivo um ERP customizável pode ser muito proveitoso. Com essa função, é possível adaptá-lo para que ele se enquadre melhor nas demandas da companhia. Da mesma maneira, você pode eliminar aquilo que não será utilizado, reduzindo a exigência de aprendizado para a equipe de colaboradores.
Quais São As Vantagens Da Integração De Um Sistema ERP?
Trabalhar de forma integrada com o cliente possibilita ao contador entregar os relatórios e demonstrativos de maneira mais rápida e eficiente, o que permite à empresa realizar análises mais acertadas e confiáveis do ponto de vista contábil, tributário e financeiro.
A integração faz com que a organização e o profissional contábil caminhem conjuntamente e no mesmo ritmo, permite a atuação da equipe contábil de forma mais consultiva e o ajuda nas questões que envolvem a tomada de decisões empresariais.
Além disso, existem outros benefícios de investir em um sistema ERP. Confira quais são:
Economia De Tempo
A economia de tempo ocorre porque os processos burocráticos se tornam mais organizados e automatizados, propiciando rapidez para os profissionais da empresa realizarem suas tarefas relacionadas à contabilidade.
Com essa redução de tempo gasto, a produtividade de todos os colaboradores envolvidos aumenta, assegurando a entrega dos serviços de acordo com a qualidade e os prazos definidos.
Redução Dos Custos Operacionais
Com um sistema ERP, a rotina do negócio torna-se mais eficaz e produtiva, resultando em um saldo positivo no final do mês.
Além disso, as atividades são desenvolvidas com mais assertividade, sobrando tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas e que geram valor para as operações.
Padronização Dos Processos
Com a utilização do sistema ERP, os processos ficam padronizados, já que são realizados na mesma plataforma. Assim, não é mais preciso dispor de diversas planilhas e/ou sistemas de controle na empresa.
Todos os setores usam uma única ferramenta, tornando as atividades mais dinâmicas, bem como a comunicação interna mais aprimorada e assertiva.
Elaboração De Estratégias
Assim como contribuem para a tomada de decisões da companhia, os dados são fundamentais para que os gestores possam elaborar estratégias futuras. Isso porque, a análise das informações possibilita a realização de um mapeamento completo do negócio.
É possível compreender as fraquezas, competências e oportunidades da instituição, permitindo a estruturação de um plano de ação para conquistar mais clientes ou elevar a produtividade, por exemplo.
Segurança Dos Dados
A segurança no armazenamento dos dados da empresa é fundamental, e o sistema ERP é uma excelente alternativa para isso, considerando que mantém toda informação protegida no momento do tráfego entre o computador e o servidor.
Além disso, é possível controlar quem tem acesso a certos dados e informações, já que o recurso permite a criação de perfis de usuários, que adquirem permissões de acesso e utilização das rotinas.
Dessa forma, também é possível definir quais serão os funcionários que poderão acessar determinados arquivos de acordo com a função exercida.
Quais Os Principais Módulos De Um ERP?
Hoje em dia, os sistemas ERP oferecem os mais vários módulos, cada um voltado para diferentes funções empresariais e setores. Listamos os principais:
- Finanças: faz a gestão de contas a pagar e receber, fechamento contábil, relatórios financeiros, etc.
- Recursos Humanos: administra folhas de pagamento, presença e pontualidade.
- Compras e Aquisições: automatiza o processo de compras, desde cotações até contratos, otimizando suprimentos e negociações.
- Vendas: rastreia interações com clientes e gerencia pedidos, contratos e faturamento.
- Produção: auxilia no planejamento e execução da produção, garantindo controle de qualidade.
- Logística e Cadeia de Suprimentos: monitora o fluxo de mercadorias, administra estoques e otimiza o processo logístico.
- Serviço: auxilia no atendimento ao cliente.
Quais Os Problemas Resolvidos Com Um Sistema De Gestão?
Um sistema ERP é capaz de solucionar uma série de problemas nas rotinas empresariais. Essa solução pode, por exemplo, eliminar a duplicidade de dados ao centralizar as informações, melhorar a comunicação entre os departamentos, automatizar processos manuais e reduzir erros operacionais.
Além disso, ele pode tornar o controle financeiro mais preciso, auxiliar na otimização do o gerenciamento de estoque e produção, além de proporcionar maior visibilidade sobre as operações, permitindo uma tomada de decisões mais informada e estratégica.
Quais Soluções Podem Ser Integradas A Um ERP?
Os sistemas ERP podem ser integrados a outros aplicativos e fontes de dados, como CRM, softwares contábeis e tributários, plataformas de e-commerce e soluções específicas do setor.
Dessa forma, essa solução permite centralizar informações de diferentes sistemas, melhorando a eficiência dos processos, a experiência do cliente e a colaboração entre equipes. Os ERPs mais modernos possuem um alto nível de flexibilidade e podem ser conectados a outros softwares por meio de APIs ou adaptadores personalizados.
Como Usar A Solução Em Empresas De Pequeno E Médio Porte?
A boa notícia é que o sistema ERP pode ser adotado em negócios de diferentes portes. No caso das pequenas e médias empresas, essa solução pode ser adaptada ao crescimento do negócio, começando com um plano básico com custo mensal acessível e que não necessita de investimento inicial para implantação, onde a empresa usa apenas os recursos adequados à sua demanda e rotinas financeiras.
Já para as empresas de médio porte, o sistema ERP oferece automação avançada, incluindo recursos modernos, como inteligência artificial e análises preditivas, tornando os processos mais estratégicos e automatizados.
Independentemente do tamanho do seu negócio, o sistema ERP pode proporcionar maior eficiência operacional, resultando em processos mais ágeis, redução de custos e melhor tomada de decisões.
Sistema Na Nuvem Ou Local, Qual A Melhor Opção?
Depende. A resposta para essa questão irá variar de acordo com cada caso específico. Nas duas situações há vantagens e desvantagens, inclusive no que diz respeito aos custos mensais de implementação.
Apesar de estarmos vivendo um período em que muitos sistemas locais estão migrando para a nuvem, não se deve esquecer que ainda existem locais no Brasil em que a utilização de sistemas em nuvem fica comprometida devido a problemas relacionados à conexão com a internet, por exemplo.
Em contrapartida, para uma pessoa cujo trabalho exige viagens frequentes e que necessita ter acesso fácil via notebook, tablets, smartphones, entre outros, o uso de um sistema local provavelmente seja completamente inviável ou prejudicado.
Quanto Custa Um Sistema ERP?
Os custos que envolvem a contratação de um sistema ERP podem variar conforme a tecnologia contratada, os módulos escolhidos e a forma de implementação.
De forma geral, as soluções em nuvem são mais baratas do que sistemas locais, já que a empresa não precisa investir em infraestrutura ou contratar uma equipe de TI interna, pois o fornecedor é responsável pela manutenção, cobrando apenas uma assinatura mensal ou anual conforme os serviços contratados.
Como Escolher Um ERP?
A primeira coisa que todo empreendedor deve ter em mente na hora de fazer a escolha de um sistema ERP é ter muito claro quais as necessidades e demandas do seu negócio.
Os motivos que levaram à busca por essa ferramenta devem ser de conhecimento dos tomadores de decisão, afinal, a gestão da empresa precisa saber o que espera do retorno do ERP que vai contratar. Além disso, existem diversas tarefas diferentes conforme o tipo de atividade desenvolvida.
Por exemplo: uma indústria é um negócio que engloba vários fatores distintos, tanto do ponto de vista gerencial quanto do ponto de vista das burocracias que envolvem o Fisco.
Por isso, as características do sistema devem ser bem delineadas, haja visto que existem muitas opções disponíveis no mercado, e o que atende plenamente uma empresa pode não ser a opção mais indicada para outra.
Conclusão
Como pode ser observado, ao pensar em como escolher sistema ERP, é preciso considerar uma série de fatores, tendo em vista a sua importância para a qualidade dos processos desenvolvidos dentro de uma empresa. Por isso, enumere as suas principais necessidades, siga nossas dicas e tenha sucesso na escolha.
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