Como forma de otimizar os processos e prestar um serviço com mais qualidade, as empresas estão implementando alguns softwares para melhorar a gestão financeira do negócio, ter acesso a informações precisas que vão auxiliar nas tomadas de decisões, atingir melhores resultados, entre outros. Por isso, saber como escolher o sistema ERP mais indicado para a empresa é essencial.
O ERP é um software desenvolvido para integrar os vários setores de uma empresa, possibilitando a automação e armazenamento de todos os dados do negócio, gerando um fluxo de informações único, seguro e contínuo. Contudo, existem diversas maneiras e pontos que devem ser observados ao escolher o mais adequado para o seu negócio e, dessa forma, acertar no investimento.
Mas você sabe como fazer essa escolha? Leia este texto e conheça os principais itens que devem ser avaliados.
Como escolher um ERP?
A primeira coisa que todo empreendedor deve ter em mente na hora de fazer a escolha de um sistema ERP é ter muito claro quais as necessidades e demandas do seu negócio.
Os motivos que levaram à busca por essa ferramenta devem ser de conhecimento dos tomadores de decisão, afinal, a gestão da empresa precisa saber o que espera de retorno do ERP que vai contratar.
Além disso, existem diversas tarefas diferentes conforme o tipo de atividade desenvolvida. Por exemplo, uma indústria é um negócio que engloba vários fatores distintos, tanto do ponto de vista gerencial quanto do ponto de vista das burocracias que envolvem o Fisco.
Por isso, as características do sistema devem ser bem delineadas, haja visto que existem muitas opções disponíveis no mercado, e o que atende plenamente uma empresa pode não ser a a opção mais indicada para outra.
Quais são as funcionalidades de um ERP?
Para acertar na decisão no momento de escolher um sistema ERP, é preciso que você conheça as principais funcionalidades que não podem faltar em um. Veja!
Integração de dados
Um ERP robusto deve ser capaz de receber informações das mais variadas fontes externas e apresentá-las de uma forma que facilite o entendimento do usuário. Dados imprecisos e informações vagas não são suficientes para auxiliar em uma decisão importante.
Se deseja um sistema efetivo, escolha um capaz de diferentes setores da companhia a outros ambientes externos. Quanto mais dados puderem ser correlacionados e analisados, melhores serão os resultados a médio e longo prazo.
Além disso, um dos principais motivos de escolher um ERP com grande capacidade de integração está no fato de evitar retrabalho para os funcionários da empresa, reduzindo ou eliminando, por exemplo, a necessidade de envio de documentação (por e-mail, em papel, entre outros) para o contador, que receberá os dados e informações necessárias para a execução do seu trabalho de forma mais rápida e precisa. Aqui na Artdata Contábil, por exemplo, realizamos integrações com os mais diversos ERPs nacionais e estrangeiros disponíveis no mercado.
Essa integração do sistema ERP com o sistema contábil traz agilidade, organização e praticidade para a rotina de qualquer negócio.
Automação dos processos
Várias atividades executadas na gestão de uma empresa exigem muito tempo por parte do time de colaboradores, principalmente aquelas executadas de forma repetitiva e manual. Muita delas poderiam ser desenvolvidas por um recurso tecnológico automatizado.
Um ERP conta com esse benefício, pois desde a simplificação de avaliações até a elaboração de fontes de oportunidade, essa ferramenta pode assumir a tarefa e liberar a equipe para outros serviços mais produtivos.
Suporte técnico
Nem sempre você e seus funcionários terão o domínio de qualquer tipo de software implementado na organização rapidamente. É preciso separar um tempo para ajustá-lo, parametrizá-lo, treinar a equipe e solucionar problemas técnicos à medida que forem surgindo. Enquanto isso, a melhor alternativa é contar com ajuda externa para isso, o que inclui o apoio essencial da empresa fornecedora do ERP e do contador.
Se você tem o auxílio de um suporte técnico rápido e assertivo oferecido pela fornecedora do ERP, o fluxo de trabalho torna-se mais eficaz, e não será preciso dedicar tanto tempo para aprender todos os detalhes referentes ao seu funcionamento.
Customização
Um sistema pode ser mais bem aproveitado, principalmente em médias e grandes empresas, quando é flexível, com funções que se adaptam as necessidades específicas do contratante. Por esse motivo um ERP customizável pode ser muito proveitoso. Com essa função, é possível adaptá-lo para que ele se enquadre melhor nas demandas da companhia. Da mesma maneira, você pode eliminar aquilo que não será utilizado, reduzindo a exigência de aprendizado para a equipe de colaboradores.
Quais são as vantagens da integração de um ERP?
Trabalhar de forma integrada com o cliente possibilita ao contador entregar os relatórios e demonstrativos de maneira mais rápida e eficiente, o que permite à empresa realizar análises mais acertadas e confiáveis do ponto de vista contábil, tributário e financeiro.
A integração faz com que a organização e o profissional contábil caminhem conjuntamente e no mesmo ritmo, permite a atuação da equipe contábil de forma mais consultiva e o ajuda nas questões que envolvem a tomada de decisões empresariais. Além disso, existem outros benefícios que não podem ser deixados de fora. Conheça quais são!
Economia de tempo
Isso ocorre porque os processos burocráticos se tornam mais organizados e automatizados, propiciando rapidez para os profissionais da empresa realizarem suas tarefas relacionadas a contabilidade.
Com essa redução de tempo gasto, a produtividade de todos os membros envolvidos aumenta, assegurando a entrega dos serviços de acordo com a qualidade e os prazos definidos.
Redução dos custos operacionais
A rotina do negócio torna-se mais eficaz e produtiva, resultando em um saldo positivo no final do mês. Além disso, as atividades são desenvolvidas com mais assertividade, sobrando tempo para se dedicar a tarefas mais estratégicas e que gerem valor para as operações.
Padronização dos processos
Com a utilização do ERP, os processos ficam padronizados, já que são realizados na mesma plataforma. Assim, não é mais preciso dispor de diversas planilhas e/ou sistemas de controle na empresa. Todos os setores usam uma única ferramenta, tornando as atividades mais dinâmicas, bem como a comunicação interna mais aprimorada e assertiva.
Elaboração de estratégias
Assim como contribuem para a tomada de decisões da companhia, os dados são fundamentais para que os gestores possam elaborar estratégias futuras. Isso porque a análise das informações possibilita a realização de um mapeamento completo do negócio.
É possível compreender as fraquezas, competências e oportunidades da instituição, permitindo a estruturação de um plano de ação para conquistar mais clientes ou elevar a produtividade, por exemplo.
Segurança dos dados
A segurança no armazenamento dos dados da empresa é fundamental, e o ERP é uma excelente alternativa para isso, considerando que deixa toda informação protegida no momento do tráfego entre o computador e o servidor.
Além disso, é possível controlar quem tem acesso a certos dados e informações, já que o recurso permite a criação de perfis de usuários, que adquirem permissões de acesso e utilização das rotinas. Dessa forma, também é possível definir quais serão os funcionários que poderão acessar determinados arquivos de acordo com a função exercida.
Sistema na nuvem ou local, qual a melhor opção?
Depende. A resposta para essa questão irá variar de acordo com cada caso específico. Nas duas situações há vantagens e desvantagens, inclusive no que diz respeito aos custos mensais de implementação.
Apesar de estarmos vivendo um período em que muitos sistemas locais estão migrando para a nuvem, não se deve esquecer que ainda existem locais no Brasil em que a utilização de sistemas em nuvem fica comprometida devido a problemas relacionados à conexão com a internet, por exemplo.
Em contrapartida, para uma pessoa cujo trabalho exige viagens frequentes e que necessita ter acesso fácil via notebook, tablets, smartphones, entre outros, o uso de um sistema local provavelmente seja completamente inviável.
Como pode ser observado, ao pensar em como escolher sistema ERP, é preciso considerar uma série de fatores, tendo em vista a sua importância para a qualidade dos processos desenvolvidos dentro de uma empresa. Por isso, enumere as suas principais necessidades, siga nossas dicas e tenha sucesso na escolha.
Deseja encontrar um ERP adequado para o seu negócio ou aprimorar a integração entre empresa e contador? Então, entre em contato com a gente para que possamos auxiliá-lo!
Rodrigo Ferreira
Gerente de Atendimento e Marketing
1SP334423/O-8
