Você sabe o que é invoice e a sua importância nas operações da empresa?
Não é novidade que transações internacionais devem ser pautadas em documentos e certificações idôneas; afinal, as empresas participantes precisam comprovar aos governos a legalidade da operação e o correto recolhimento dos tributos.
E um desses documentos é, justamente, a Invoice, considerada uma das mais importantes, uma espécie de nota fiscal para negociações em âmbito global. Leia o nosso artigo e entenda o que é invoice e para que serve. Vem com a gente!
O Que É Um Documento Invoice?
A invoice é um tipo de nota fiscal usada em operações comerciais internacionais, principalmente nas importações e exportações de produtos ou serviços.
Esse documento formaliza a cobrança entre empresas localizadas em países diferentes, descrevendo valores, condições de pagamento e informações da operação, sendo aceito em outros países como comprovante comercial.
Contudo, é importante ressaltar que esse documento não substitui a nota fiscal exigida pela legislação brasileira.
Quando A Invoice Deve Ser Emitida?
A invoice será feita sempre que houver alguma operação envolvendo produtos ou serviços entre empresas de países diferentes.
Ou seja, ela só será emitida quando ocorrer a importação ou exportação de determinado produto, ou quando um serviço for prestado para instituições fora do país de origem onde a empresa está sediada.
Lembrando que a emissão não extingue a necessidade da emissão da nota fiscal (de produtos ou serviços) para amparar a operação em âmbito local.
Recomenda-se que a emissão da invoice seja feita no idioma do cliente ou em inglês. Sua impressão, antes do advento da tecnologia e dos arquivos digitais, era realizada em três vias físicas, que, necessariamente, precisam ser assinadas e carimbadas por questão de segurança.
Qual É A Importância Da Invoice?
Como todas as atividades humanas, transações comerciais também estão sujeitas a erros. Quando feitas entre empresas sediadas em países diferentes, sua resolução tende a ser mais complexa. Esse é um dos motivos que tornam a invoice tão importante.
O documento, que funciona como um registro da negociação entre as partes, guarda todos os detalhes e informações que foram acordados previamente.
Portanto, caso alguma das condições não tenha sido atendida, a implementação de medidas para resolução e correção se torna mais simples.
É importante considerar, também, que a invoice serve para comprovar aos países envolvidos na operação que toda a transação comercial está de acordo com a lei vigente e que os tributos aos quais ela está sujeita já foram ou serão recolhidos.
Como Funciona A Invoice?
A invoice é emitida pelo vendedor ou prestador de serviços para registrar formalmente uma transação internacional com um cliente localizado no exterior, servindo como comprovante da operação comercial, além de acompanhar a nota fiscal brasileira atrelada à transação.
A obrigatoriedade da emissão só ocorre quando o valor da negociação é superior a US$3 mil, já em transações de valor inferior, ela pode ser facultativa.
Porém, mesmo quando não há exigência formal, o ideal é emitir a invoice para organizar as informações da negociação e garantir maior segurança jurídica.
Como Preencher A Invoice Corretamente?
Por ser um documento que formaliza uma cobrança internacional, a Invoice deve trazer informações claras e completas sobre a operação de acordo com cada caso específico, tais como:
- endereço e nome completo do fornecedor;
- endereço e nome completo do cliente;
- data de elaboração do documento e o número de seu registro para controle;
- descrição detalhada do item ou do serviço negociado;
- modelo, numeração e, caso exista, número de referência de todos os itens;
- quantidade dos itens e sua espécie;
- peso bruto dos itens somado a todos os componentes que o acompanham;
- peso líquido dos itens, ou seja, desconsiderando componentes que o acompanham;
- país de origem dos itens ou do local onde o serviço é prestado;
- país adquirente dos itens ou contratante do serviço;
- país de procedência, caso algum item não tenha sido produzido no país de origem da operação;
- preço unitário e total dos itens ou do serviço negociado;
- moeda utilizada na operação;
- despesas relacionadas à mercadoria, serviço e frete;
- INCOTERM (Termos Internacionais de Comércio), termo da condição de venda.
A invoice não tem um modelo padrão único, o que significa que pode ser elaborada de diversas maneiras e formatos distintos.
Independentemente da forma escolhida, para ser considerado válido, o documento deve conter a maior parte das informações citadas neste artigo, o que pode variar conforme o caso e situação específica.
Quem Faz Invoice?
A emissão da Invoice deve ser feita pela empresa ou profissional que realiza a venda de produtos ou a prestação de serviços para clientes fora do país, oficializando os valores cobrados na operação realizada com o exterior.
Como Emitir Invoice?
Para emitir uma Invoice, é necessário preencher corretamente as informações da operação internacional. Confira:
- Informar os dados completos da empresa emissora, como razão social, endereço e CNPJ;
- Registrar os dados do cliente no exterior, como nome, endereço e país de residência;
- Definir uma numeração sequencial para o documento, mantendo uma ordem organizada, além das datas de emissão e vencimento;
- Descrever o serviço realizado ou o produto comercializado, especificando quantidade, valor unitário e total, além da moeda estrangeira acordada;
- Indicar as condições de pagamento e o formato para a transferência dos valores.
Como Pagar Uma Invoice?
O pagamento da Invoice é feito por meio de remessa internacional, podendo ser feito em instituições bancárias convencionais ou por empresas especializadas em transferências globais.
Quais São As Taxas Cobradas Na Invoice?
Em operações comerciais com o exterior, a empresa deixa de recolher alguns tributos municipais e estaduais, como ISS e ICMS, conforme a natureza da atividade.
Contudo, impostos federais continuam sujeitos, como o IOF, aplicado sobre movimentações financeiras, além de eventual tributação de Imposto de Renda, de acordo com o enquadramento e a atividade desempenhada.
É Obrigatório Emitir Um Invoice?
Empresas que realizam vendas ou prestam serviços para o exterior são obrigadas a emitir a Invoice, visto que ela pode ser solicitada pelo cliente estrangeiro como comprovação do negócio.
Qual A Diferença Entre Invoice E Nota Fiscal?
A Invoice, como mencionamos, é um comprovante comercial que formaliza cobranças e registra negociações, principalmente em operações entre empresas de países diferentes, servindo como uma fatura internacional.
Já a Nota Fiscal é um documento oficial obrigatório no Brasil, que registra formalmente a venda de mercadorias ou a prestação de serviços, usada como base para o cálculo e recolhimento dos impostos.
Como Contabilizar Invoice De Serviço Na Contabilidade?
Ao registrar a Invoice e a Nota Fiscal na escrituração contábil, é importante ter total atenção ao fechamento de câmbio, já que é nesse momento que a moeda estrangeira recebida é convertida para reais pela instituição financeira responsável pela operação.
Nesse processo, a contabilidade deve observar possíveis alterações da taxa de câmbio até a data efetiva do recebimento. Já para fins de faturamento, deve-se adotar a cotação vigente na data em que o serviço foi executado ou o produto foi comercializado, a fim de assegurar que os registros estejam alinhados às normas fiscais.
Como Emitir Nota Fiscal De Importação De Produtos Ou Serviços?
A emissão da nota fiscal referente à importação de bens ou serviços costuma ser feita por meio de plataformas próprias usadas em negociações de comércio exterior.
Esses sistemas costumam ser integrados aos órgãos fiscais e seguem critérios específicos para esse tipo de transação.
Vale lembrar que cada estado ou município pode ter processos distintos e, por isso, é importante verificar as orientações junto à Secretaria da Fazenda competente ou à administração municipal onde a empresa está cadastrada.
O suporte de um escritório contábil especializado em transações internacionais ajuda a evitar erros no processo.
Conclusão
Embora a invoice seja de suma importância, gestores e empresários precisam ficar atentos a outros pontos importantes, como mudanças na legislação que rege suas atividades ou modificações em softwares de apoio que utilizam com frequência.
Contar com o apoio de um escritório contábil experiente ajuda a acompanhar essas atualizações e evitar falhas que podem gerar multas ou retrabalho.
A ArtData Contábil oferece assessoria completa para organizações que fazem operações nacionais e internacionais, auxiliando na emissão correta de documentos, adequação às exigências legais, além de manter uma equipe capacitada e em constante atualização. Preencha o formulário abaixo e fale com a nossa equipe de especialistas!
