Desde janeiro de 2025, a DCTFWeb passou a concentrar as informações que antes também eram declaradas por meio da DCTF (PGD). Com a mudança, a obrigação antiga deixou de ser usada para novos fatos geradores, consolidando essa declaração como principal nesse processo. Leia o nosso artigo e entenda o que é DCTFWeb, qual a diferença com a DCTF e obrigatoriedade. Confira!
O Que É A DCTFWeb?
Instituída pela Instrução Normativa RFB nº 1.787/2018, a DCTFWeb é uma declaração utilizada para confissão de débitos previdenciários e de outras contribuições destinadas a terceiros.
A declaração é gerada a partir das informações prestadas pelos contribuintes em sistemas como o eSocial e a EFD-Reinf, reunindo esses dados em um único ambiente para apuração dos valores devidos e posterior emissão do documento de arrecadação.
Por Que Existe A DCTFWeb?
A DCTFWeb foi criada para centralizar e tornar o processo de declaração de débitos e créditos tributários federais mais integrado. Ela também substitui processos anteriores, principalmente a GFIP no que se refere à confissão de débitos previdenciários.
Desde janeiro de 2025, os tributos que eram informados na antiga DCTF passaram a integrar a DCTFWeb por meio do MIT (Módulo de Inclusão de Tributos), como já mencionamos.
De forma resumida, essa declaração busca reduzir a duplicidade de informações, integrar diferentes escriturações e concentrar a apuração dos tributos em um único ambiente, favorecendo o cumprimento das obrigações pelas empresas e o cruzamento de dados pela Receita Federal.
O Que É Informado Na DCTFWeb?
A DCTFWeb substitui obrigações como a GFIP e também centralizou a apuração de contribuições previdenciárias e outros débitos federais. Os dados que fazem parte da declaração são oriundo principalmente de dois sistemas:
- eSocial: conta com informações sobre a folha de pagamento, remunerações, contribuições previdenciárias, PIS sobre a folha, IRRF, salário-família e salário-maternidade.
- EFD-Reinf: reúne dados que não passam pela folha, como retenções sobre serviços, CPRB, receitas de eventos desportivos, IRRF e outras retenções fiscais.
A partir dessas informações, a DCTFWeb consolida os débitos e créditos da empresa, permite fazer vinculações, consultar saldos, enviar ou retificar a declaração e gerar relatórios.
Após o envio, também é possível emitir o DARF para recolhimento dos valores apurados.
Quais Empresas Estão Obrigadas A Entregar A DCTFWeb?
As empresas que estão obrigadas a entregar a DCTFWeb são as seguintes:
- Grupo 1: negócios com faturamento acima de R$78 milhões no ano de 2016 estão obrigadas desde 08/2018.
- Grupo 2: companhias com faturamento acima de R$4,8 milhões no ano de 2017 estão obrigadas desde 04/2019.
- Grupo 3: demais pessoas jurídicas e físicas obrigadas, exceto órgãos públicos e organizações internacionais e as demais empresas constituídas após o ano de 2017, independente do faturamento, estão obrigadas a partir de 10/2021. Neste grupo encontram-se as empresas optantes pelo Simples Nacional.
Portanto, a partir do final do ano de 2021, todas as empresas privadas brasileiras se tornaram obrigadas a efetuar a transmissão da DCTFWeb.
Como Acessar E Enviar DCTFWeb?
O acesso à DCTFWeb é feito pelo Portal e-CAC da Receita Federal, mesmo quando os dados trabalhistas são originados no eSocial. A entrada no sistema acontece por meio da conta gov.br, nos níveis Prata ou Ouro, e, para grande parte das empresas, também é necessário certificado digital, como e-CNPJ ou e-CPF do responsável legal.
No ambiente do e-CAC, é possível consultar os dados recebidos de outros sistemas, usar o MIT, quando aplicável, transmitir a declaração e gerar a guia unificada para pagamento.
Qual O Prazo Para Transmissão Da DCTFWeb?
O prazo de transmissão da DCTFWeb mensal – aplicável a maioria das pessoas jurídicas – com exceção das que realizam eventos desportivos obrigadas a transmissão da versão diária) é o 15º dia do mês subsequente à ocorrência dos eventos.
Já a DCTFWeb anual é transmitida no mês de dezembro, quando são informados os dados referentes ao 13º salário dos colaboradores. A não entrega da declaração no prazo ou com falhas e informações incorretas possui previsão de multas e penalidades.
O Que A DCTFWeb Muda Nas Rotinas Tributárias E De Folha Das Empresas?
A DCTFWeb é responsável por reunir e consolidar as informações preenchidas no eSocial e na EFD-Reinf.
No regime tributário simplificado, são informadas as retenções relacionadas à folha de pagamento, enquanto na EFD-Reinf são declaradas aquelas não vinculadas à folha, como as retenções incidentes sobre serviços prestados e tomados.
E aqui está a primeira mudança: o processo passa a envolver não apenas um, mas dois departamentos e áreas distintas da empresa:
- Pessoal, responsável pelas questões trabalhistas e previdenciárias, e
- Fiscal, ligado às obrigações tributárias.
Portanto, para que a DCTFWeb seja elaborada corretamente e transmitida no prazo legal, é necessário que haja alinhamento e sinergia entre os departamentos envolvidos com a conclusão das apurações fiscais e de folha de pagamento.
A segunda mudança está na forma de recolhimento. A GPS (Guia da Previdência Social), com vencimento no dia 20 do mês seguinte à competência apurada, é substituída pelo DARF Previdenciário, mantendo o mesmo prazo de vencimento.
Ele contempla os recolhimentos anteriormente realizados via GPS distintas oriundas das áreas tributárias e de folha de pagamento.
Qual A Diferença Entre DCTFWeb E DCTF?
A DCTF e a DCTFWeb são obrigações acessórias distintas, com diferenças principalmente na forma de prestação das informações e nos tributos abrangidos por cada declaração.
A DCTFWeb é utilizada principalmente para declarar débitos previdenciários e outras contribuições apuradas a partir de informações enviadas por sistemas como o eSocial e a EFD-Reinf.
Já a DCTF tradicional era utilizada para declarar diversos tributos e contribuições federais por meio de um programa específico da Receita Federal.
Assim, embora ambas estejam relacionadas à declaração de débitos tributários, cada obrigação possui finalidade, informações e regras próprias.
Quais As Penalidades E Acréscimo Legais Da Falta De Entrega De DCTFWeb?
A DCTFWeb transmitida após o prazo pode gerar a multa por atraso na entrega da declaração. A penalidade também pode ser aplicada quando há omissões ou dados incorretos que não sejam ajustados.
Quando a declaração é entregue com atraso, o próprio sistema pode emitir a notificação da multa e o respectivo DARF para pagamento. Além disso, débitos quitados fora do vencimento podem ter os acréscimos legais correspondentes.
Nos casos em que a empresa permanece sem movimento, há regras específicas de dispensa de novas transmissões, desde que a situação já tenha sido informada de forma correta anteriormente.
Quais As Principais Mudanças Na DCTFWeb Em 2026?
Em 2026, a principal mudança na DCTFWeb está na forma de assinatura e envio da declaração. Desde abril, a Receita Federal implementou outras possibilidades de envio, que antes dependiam do certificado digital tradicional.
Agora, a DCTFWeb pode ser assinada e entregue por meio de:
- certificado digital tradicional;
- certificado digital em nuvem;
- conta gov.br nos níveis Prata ou Ouro.
O acesso ao Portal e-CAC também passa a ser utilizado na assinatura e transmissão. Quando a conta gov.br for usada para transmitir a declaração de uma pessoa jurídica, é preciso acessar o perfil de responsável legal pelo CNPJ.
Além disso, a DCTFWeb também abrange informações sobre o Adicional da CSLL das Regras GloBE, aplicável a alguns grupos multinacionais. Já a integração do MIT à declaração é uma mudança que começou em 2025, embora permaneça válida neste ano.
Qual O Impacto Da DCTFWeb No Relacionamento Da ArtData Com Os Clientes?
A DCTFWeb exigiu um alinhamento ainda maior entre a nossa equipe e os clientes. Mas afinal, qual o impacto dessa declaração no dia a dia da ArtData Contábil e dos clientes?
Primeiramente, é importante que os clientes compreendam que não é mais possível o envio antecipado da GPS referente à folha de pagamento com a antecedência que era necessário: prazo de envio máximo até o 5º dia útil.
Com todas essas mudanças, o Departamento Trabalhista e Previdenciário precisa aguardar a apuração tributária para efetuar a consolidação dos dados e geração do DARF Trabalhista no ambiente da DCTFWeb, que deve seguir os prazos anteriormente utilizados.
Portanto, o envio do DARF Trabalhista para os clientes possui como prazo de envio máximo o dia 15 – e não mais o 5º dia útil como ocorria com a GPS. Vale frisar que o vencimento do DARF Trabalhista é o mesmo da GPS: dia 20 do mês subsequente.
Essas informações devem ser compartilhadas com o Departamento Financeiro, para que todos os envolvidos conheçam os procedimentos atuais, novos prazos e o motivo pelo qual deixarão de receber a GPS (e passarão a receber o DARF Trabalhista).
O envio integral das informações necessárias para a apuração conforme os prazos solicitados pelas nossas equipes é fundamental para que todos os prazos legais sejam cumpridos, evitando penalidades e multas.
Perguntas Frequentes
Qual A Data De Envio Da DCTF?
A data de emissão da DCTF é até o dia 15 do 2° mês seguinte aos fatos gerados.
Qual A Data De Envio Da DCTFWeb?
A DCTFWeb precisa ser transmitida até o último dia útil do mês subsequente ao da ocorrência dos fatos geradores. O dia 15 não é mais a data referência.
Conclusão
A DCTFWeb tornou o atendimento às obrigações fiscais mais integrado, mas também requer atenção aos prazos, aos dados enviados e às mudanças nos critérios.
Para manter a empresa em conformidade e reduzir riscos de erros, multas e divergência de dados, conheça a ArtData Contábil, que acompanha as obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias de forma estratégica e atualizada.
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