A cada dia que passa, estamos mais perto de uma grande modificação no
mundo empresarial, mais especificamente nas rotinas de folha de
pagamento, que é a entrada em vigor do eSocial para as empresas que têm um faturamento anual inferior a R$ 78 milhões.
A
pergunta que fica no ar é a seguinte: a sua empresa está preparada para
começar a atender todas as demandas dessa nova obrigação? No artigo de
hoje, mostraremos o que é o eSocial, alguns conceitos básicos e,
principalmente, como você pode adequar a sua empresa para esse novo
desafio. Acompanhe!
Afinal, o que é eSocial?
O eSocial é
um sistema do Governo Federal que surgiu a partir do famoso SPED, com o
objetivo de unificar as informações trabalhistas, fiscais e
previdenciárias geradas pela empresa para que elas sejam transmitidas
para os órgãos responsáveis, padronizando todos esses dados.
Apesar
de ser mais uma obrigação imposta pelo Fisco às empresas, podemos
enxergar alguns benefícios desse novo sistema. Entre eles, temos a
unificação de diversas obrigações acessórias que são elaboradas em
sistemas separados, antigos, ultrapassados e que constantemente geram
incompatibilidades com outras ferramentas utilizadas atualmente.
Além
disso, esse processo facilitará a execução das rotinas que envolvem
questões trabalhistas em uma empresa, entretanto, também exigirá mais
comprometimento e compromissos com prazos, além de uma melhor
organização de processos internos que envolvem a folha de pagamento.
Como funcionará a implantação desse sistema?
A
implantação do eSocial ocorrerá em 3 etapas. A primeira se iniciou
em janeiro de 2018, quando todas as empresas privadas com faturamento
superior a R$ 78 milhões anuais passaram a utilizar.
A segunda
estamos prestes a iniciar. A partir de meados de julho, as empresas
privadas que têm faturamento menor que o valor mencionado e que tenham
ao menos um funcionário, deverão passar a transmitir o eSocial. A
terceira e última etapa ocorrerá em janeiro de 2019, quando todos os
órgãos públicos também estarão obrigados a adesão do eSocial.
Como adequar a sua empresa para o eSocial?
Antes
de qualquer coisa, você precisa voltar os olhos para dentro da sua
empresa e fazer um autodiagnostico sobre os processos que envolvem a
folha de pagamento. O eSocial utilizará essas informações e, se algo não
estiver sendo feito de forma correta, você pode ter problemas em um
futuro muito próximo.
O eSocial não é uma opção, portanto, sua
empresa estando pronta ou não, terá de se adequar. Aqueles que tiverem
procedimentos e rotinas bem definidos e amadurecidos, certamente não
terão problemas para gerar o arquivo e prestar as informações.
Entretanto, vamos mostrar algumas dicas práticas que você pode fazer
dentro da sua empresa para facilitar o processo.
Analise as suas rotinas
O
eSocial não alterará qualquer dispositivo da legislação trabalhista e
previdenciária que interferirá no cálculo de salários, obrigações,
jornadas, entre outras, mas sim a transmissão de informações ao Governo.
Portanto,
toda empresa precisa analisar e rever suas rotinas de folha de
pagamento, desde o os processos de contratação e demissão, o que inclui a
reunião de um grande volume de dados cadastrais, até os procedimentos
que envolvam afastamentos, férias, faltas, horas extras, gratificações,
entre outros, para verificar se existem falhas ou gargalos que
possam gerar algum tipo de problema.
Nesse contexto, precisamos
alertar quanto às tentativas de burlar a lei trabalhista ou os famosos
“jeitinhos” que visam facilitar algumas ações e, até mesmo, reduzir o
recolhimento de tributos e de contribuições trabalhistas.
Acredite,
isso vai ser facilmente identificado pelo sistema e a sua empresa pode
ser penalizada caso seja constatada alguma tentativa de fraude. Com o
eSocial, os órgãos de fiscalização governamentais terão mais facilidade
para encontrar inconsistências e divergências, mesmo que tais erros
tenham sido cometidos sem a a intenção de fraudar.
Verifique a parte de tecnologia da sua empresa
O
eSocial conectará, em tempo real, a sua folha de pagamento com o
sistema digital do Governo. Portanto, fica claro perceber que esse
processo utilizará muito a tecnologia disponível atualmente, que combina
a utilização de hardwares e softwares modernos e, claro, da internet.
Sendo
assim, sua empresa e o seu contador precisam ter sistemas robustos e
confiáveis para gerar as informações necessárias e prestar as
informações em tempo hábil e corretamente. Isso não significa que o
eSocial precisará de supercomputadores e servidores com altíssimo
desempenho e capacidade de processamento, mas que será necessário ter
todas as ferramentas capazes de realizar o trabalho, bem como a
integração das informações.
Reveja rotinas de demissões e admissões
Uma
prática recorrente e que vai ter de acabar quando o eSocial entrar em
vigor são as demissões e, principalmente, as admissões realizadas de
forma retroativas. A empresa já tem um prazo para realizar todos os
trâmites dessas duas atividades e, portanto, deverá informar essas ações
no eSocial de acordo com a legislação vigente.
Muitas pessoas
ficaram preocupadas com algumas liberdades que a reforma trabalhista
proporcionou, como o acordo de rescisão. Entretanto, o eSocial será uma
ferramenta de acompanhamento e fiscalização desse tipo de ação.
O
empregado ou empregador que pretendia se utilizar das modificações para
realizar algumas ações contrárias à lei pode ter problemas sérios, uma
vez que o sistema do eSocial amarrará todas essas informações em uma
única base de dados compartilhada entre os entes públicos.
Portanto,
espera-se que, com alguns poucos cliques, um fiscal do trabalho seja
capaz de verificar possíveis tentativas de burlar a lei, seja para
prejudicar ou beneficiar um empregado ou empregador.
Esse avanço
contribuirá para que as relações de trabalho sejam mais transparentes,
dando mais segurança aos funcionários e credibilidade para as
empresas que, com o perfeito cumprimento da obrigação, estarão 100% em
dia com os seus colaboradores e suas questões trabalhistas.
Como a contabilidade pode auxiliar nesse processo?
A
Artdata trabalha internamente na questão do eSocial há alguns anos,
realizando treinamentos e capacitação da equipe, adquirindo sistemas
adequados e participando de forma ativa nos testes para adequação do
módulo Folha de Pagamento junto à Domínio — Thomson Reuters, fornecedora do sistema operacional.
Nesse
contexto, as informações já estão qualificadas pela nossa equipe e se
encontram 100% preparadas para transmissão. Além desse trabalho interno,
também estivemos trabalhando nas orientações e coleta de informações
junto aos nossos clientes, principalmente nos últimos meses.
Dessa
forma, podemos, em conjunto, atender todas as obrigações do eSocial de
forma correta e sem impactar a rotina geral das empresas, contribuindo
para que essa nova obrigação se incorpore às rotinas e a cultura de uma
organização o mais rápido possível.
Gostou deste artigo? Gostaria de receber mais informações sobre o eSocial e como preparar o seu negócio? Então, entre em contato conosco. Temos uma equipe especializada e pronta para atender você!
Rodrigo Ferreira
Gerente de Atendimento e Marketing
