Como já é do seu conhecimento, a chegada do eSocial impactou em diversas alterações nas rotinas e obrigações das empresas relacionadas a folha de pagamento.
Entretanto, o impacto das alterações que ocorreram e das mudanças que ainda estão por vir não afetam apenas as áreas de pessoal e recursos humanos.
Um exemplo do que estamos falando é a DCTFWeb (Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais Previdenciários e de Outras Entidades e Fundos), que acarreta em diversas mudanças para os setores fiscal, financeiro e de folha de pagamento das empresas.
O objetivo deste texto é que você entenda de forma resumida o que é a DCTFWeb e quais as alterações nas rotinas fiscal, financeira e de folha de pagamento, bem como seus respectivos impactos no relacionamento entre contabilidade e cliente. Vamos lá!
O que é a DCTFWeb?
Instituída por meio da IN RFB nº 1.787/2018 visando a substituição da GFIP (Guia de Recolhimento de FGTS e de Informações à Previdência Social), trata-se de uma declaração que informa a Receita Federal do Brasil as contribuições previdenciárias recolhidas a terceiros, bem como realiza a integração das informações fornecidas pelos contribuintes via EFD-Reinf (esta declaração será assunto para outro post) e eSocial em um único ambiente.
Qual o prazo para transmissão da DCTFWeb?
O prazo de transmissão da DCTFWeb mensal (aplicável a maioria das pessoas jurídicas, com exceção das que realizam eventos desportivos obrigadas a transmissão da versão diária) é o 15º dia do mês subsequente a ocorrência dos eventos. Já a DCTFWeb anual é transmitida no mês de dezembro, quando são informados os dados referentes ao 13º salário dos colaboradores.
A não entrega da declaração no prazo ou com falhas e informações incorretas possui previsão de multas e penalidades.
Quais empresas estão obrigadas a entregar a DCTFWeb?
- Grupo 1: empresas com faturamento acima de R$ 78 milhões no ano de 2016 estão obrigadas desde 08/2018.
- Grupo 2: empresas com faturamento acima de R$ 4,8 milhões no ano de 2017 estão obrigadas desde 04/2019.
- Grupo 3: demais pessoas jurídicas e físicas obrigadas, exceto órgãos públicos e organizações internacionais e todas as demais empresas constituídas após o ano de 2017 (independente do faturamento) estão obrigadas a partir de 10/2021. Neste grupo encontram-se as empresas optantes pelo Simples Nacional.
Portanto, a partir do final deste ano de 2021, todas as empresas privadas brasileiras estarão obrigadas a efetuar a transmissão da DCTFWeb.
Vale frisar que devido as diversas alterações recentes nos rumos do projeto do eSocial, o cronograma previsto para o Grupo 3 foi adiado e sofreu algumas alterações.
O que a DCTFWeb muda nas rotinas tributárias e de folha das empresas?
Como dissemos no início do texto, a DCTFWeb é responsável por reunir e consolidar as informações preenchidas no eSocial e na EFD-Reinf. No eSocial temos as informações das retenções relacionadas a folha de pagamento e na EFD-Reinf as não relacionadas (retenções incidentes sobre serviços prestados e tomados por exemplo). E aqui está a primeira mudança: estamos diante de um processo que envolve não mais um, mas sim, dois Departamentos e áreas distintas da empresa (e da Artdata): Pessoal (Trabalhista e Previdenciário) e Fiscal (Tributário).
Portanto, para que a DCTFWeb seja elaborada corretamente e transmitida no prazo legal, se faz necessário que haja alinhamento e sinergia entre os Departamentos envolvidos com a conclusão das apurações fiscais e de folha de pagamento.
A segunda mudança está na geração da GPS (Guia da Previdência Social).
A GPS (Guia da Previdência Social), cujo vencimento ocorre no dia 20 do mês subsequente a competência apurada, passa a fazer parte do Documento de Arrecadação de Receitas Federais (DARF) – Previdenciário (com vencimento na mesma data).
O DARF Previdenciário contempla os recolhimentos anteriormente realizados via GPS distintas oriundas das áreas tributárias e de folha de pagamento.
Qual o impacto da DCTFWeb no relacionamento da Artdata com os clientes?
Você já sabe que a DCTFWeb exige um alinhamento ainda maior entre a nossa equipe e os clientes. Mas afinal, qual o impacto dessa declaração no dia a dia da Artdata Contábil e dos clientes?
Primeiramente, é importante que os clientes compreendam que não é mais possível o envio antecipado da GPS referente a folha de pagamento (agora inserida no DARF Trabalhista) com a antecedência que trabalhávamos anteriormente: prazo de envio máximo até o 5º dia útil.
Por que? A resposta é simples: com todas essas mudanças que relatamos aqui, o Departamento Trabalhista e Previdenciário precisa aguardar a apuração tributária por parte do Departamento Fiscal para efetuar a consolidação das informações e geração do DARF Trabalhista no ambiente da DCTFWeb, o que não é viável que seja feito seguindo os prazos anteriormente utilizados.
Portanto, o envio do DARF Trabalhista para os clientes possui como prazo de envio máximo o dia 15 – e não mais o 5º dia útil como ocorria com a GPS. Vale frisar que o vencimento do DARF Trabalhista é o mesmo da GPS: dia 20 do mês subsequente.
Tais informações são de suma importância e precisam ser compartilhadas com o Departamento Financeiro, para que todos os envolvidos e impactados pelas mudanças tenham ciência dos procedimentos atuais, novos prazos e do motivo pelo qual deixarão de receber a GPS (e passarão a receber o DARF Trabalhista).
Em segundo lugar, mas não menos importante, é preciso que todos tenham a consciência de que o comprometimento e o envio integral das informações necessárias para a apuração (Fiscal e Folha) de acordo com os prazos solicitados pelas nossas equipes é fundamental para que todos os prazos legais sejam cumpridos e, consequentemente, para que a empresa não sofra com penalidades e multas.
Qualquer dúvida, fique à vontade para entrar em contato com a gente!
Rodrigo Ferreira
Gerente de Atendimento e Marketing
CRC 1SP334423/O-8
