Será que a contabilidade a distância (online ou digital) é mesmo confiável? Veja aqui!

21 junho 2019
Rodrigo Ferreira

Com o avanço tecnológico, vários setores da economia passaram por grandes mudanças recentes. Foram implementadas, principalmente, estratégias e ferramentas para simplificar e aumentar a qualidade dos serviços prestados aos clientes. No mercado contábil, não foi diferente.

Por esse motivo, nos últimos anos vimos o surgimento e o avanço de serviços de contabilidade que são prestados a distância, sem que empresa e contador estejam localizados na mesma cidade, por exemplo.

Antes existia um único tipo de contabilidade, atualmente conceituada sob a alcunha de tradicional, que englobava reuniões presenciais no escritório, office-boys para coleta de documentos físicos, numerosos contatos telefônicos, visita do contador e da sua equipe na empresa do cliente rotineiramente etc.

Com a alta demanda por mudanças devido ao avanço tecnológico, criaram-se mais dois conceitos: online e digital. Apesar de serem termos parecidos, tais modelos são bastante distintos. A grande questão é: qual a diferença entre esses serviços? A contabilidade a distância é mesmo confiável? Leia o artigo e descubra!

Contabilidade Tradicional

A contabilidade tradicional preza por atendimento e prestação de serviços de forma presencial. Isso quer dizer que há um escritório físico onde o cliente garante proximidade com a equipe, realizando reuniões presenciais para resolver demandas, por exemplo.

A contabilidade tradicional, geralmente, executa as atividades do dia a dia por meio de processos pouco automatizados, com pouca adesão de ferramentas tecnológicas e grande trânsito, por exemplo, de documentos físicos (papéis) entre contador e cliente.

Também são utilizados diferentes tipos de canais de atendimento, como telefone e e-mail. Contudo, uma das principais características da contabilidade tradicional é a pessoalidade.

Dentre as vantagens desse tipo de contabilidade, podemos citar as seguintes:

Contato direto

Embora muitas demandas possam ser resolvidas pela internet, o contato humano ainda é fundamental para diversas atividades. Entre os pontos que o tornam tão importante, podemos citar a confiança. Afinal, por mais que um serviço se mostre eficiente, quando ele precisa lidar com dados importantes, como os contábeis, ter um contato direto com o profissional é fundamental para garantir sua qualificação.

Isso ocorre porque, em uma conversa cara a cara, o empresário pode compreender o perfil do contador, o que eleva sua confiança na operação. Nesse contato direto, o profissional também pode entender melhor as necessidades do empresário, e assim desenvolver um serviço que atenda melhor a cada uma delas.

Comodidade para gestores não acostumados a tecnologia

Embora tecnologias como o armazenamento em nuvem, meios de comunicação digital, e-mails e aplicativos de comunicação tornem o armazenamento e a troca de informações mais simples, elas podem ser complexas e até mesmo não confiáveis para pessoas que não estão habituadas.

Nesse contexto, a contabilidade tradicional se mostra muito mais adequada do que a contabilidade online. Isso ocorre porque, na modalidade tradicional da atividade, a interação entre o escritório de contabilidade e a empresa é mais humana e direta, o que permite que esses recursos mais avançados sejam menos utilizados.

Serviço personalizado e especializado

Não é exatamente uma novidade que existem grandes diferenças entre pequenas e grandes empresas. Isso ocorre, em grande parte, graças aos custos operacionais e tributários mais elevados das grandes empresas, que demandam um acompanhamento mais próximo.

Um contador especializado é capaz de identificar oportunidades para que essas companhias de maior porte recebam isenções fiscais, ou reduzam seus custos por meio da elaboração de demonstrativos contábeis precisos.

É válido ressaltar que muitos escritórios contábeis se especializam no atendimento de determinados tipos de empresas, como hospitais ou incorporadoras, o que lhes permite prestar um serviço ainda mais alinhado às necessidades do negócio, graças à experiência adquirida ao longo dos anos.

Contabilidade Online

Nesse caso, a contratação é feita de forma totalmente online. A comunicação entre contadores e clientes também acontece por meio de uma plataforma digital. O cliente geralmente não tem acesso a suportes telefônicos e, na maioria dos casos, não há contato direto com o responsável contábil pela sua empresa, bem como com os demais colaboradores envolvidos no atendimento.

Quem decide se há ou não a necessidade de contato telefônico nesse modelo é a empresa contábil e não o cliente.

Não existe a possibilidade de agendamento de reuniões presenciais ou consultorias: o contato só ocorre (ou não) quando há algum problema mais grave a ser tratado. Esse modelo busca apenas cumprir com a burocracia dos órgãos públicos, o que o impede de agregar valor real ao negócio do cliente.

Apesar da imensa burocracia que existe no Brasil, todos nós sabemos que não basta cumpri-las para atingir sucesso nos negócios. No modelo online, não há contribuições relacionadas a aspectos envolvendo a gestão, as finanças, dentre outras áreas de suma importância. No modelo online, o empresário está “sozinho” e os departamentos do escritório contábil não trabalham como uma extensão da empresa do cliente. Não há consultoria.

Geralmente é a própria empresa contratante que se responsabiliza pela execução das diversas atividades. Por isso, em muitos casos, o preço da contabilidade online é inferior, o que faz com que ela também seja conhecida como “econômica”. No entanto, o empreendedor pode sair perdendo, já que as horas gastas para realizar as tarefas provavelmente custam muito mais que o valor economizado anteriormente.

As informações, em sua maioria, são processadas de forma automatizada, porém, sem acompanhamento e revisão do que o cliente está incluindo no sistema, e caso alguma informação seja incluída erroneamente, é bem provável que esta seja enviada para o Fisco.

De forma resumida, é preciso ter familiaridade e conhecer minimamente as obrigações contábeis tributárias e de folha de pagamento para não ter problemas e surpresas futuras.

Além disso, o modelo online cobra à parte diversos serviços considerados extras, mas que toda empresa precisa em determinados e diversos momentos ao longo de um ano — em alguns casos tratam-se até de demandas mensais da empresa. Esse valor, costumeiramente, já se encontra incluso nos modelos tradicional e digital, e quando é feita uma solicitação, o cliente é prontamente atendido.

A contabilidade online também possui uma limitação na maior parte dos casos por atender apenas empresas de serviço e comércio, que praticam apenas as operações fiscais mais simples.

E caso haja alguma urgência (e todo empresário sabe que elas existem), só há uma coisa a fazer: aguardar em uma (longa) fila de atendimento ou tentar a sorte no Reclame Aqui.

Contabilidade Digital

A contabilidade digital apareceu mais recentemente no mercado. Podemos dizer que trata-se de uma espécie de resposta dada pelos escritórios de contabilidade tradicionais para as empresas que atuam apenas de forma online.

Esse modelo não concorre com preço. Entretanto, para gerar valor aos serviços, integrou novas tecnologias e práticas, ganhando eficiência e se caracterizando pela busca de um desenvolvimento mais amplo da relação com seus clientes. A intenção é aprimorar a eficácia dos resultados, resolver questões burocráticas corretamente e trabalhar de forma mais consultiva e próxima ao contratante do serviço.

A contabilidade digital utiliza ferramentas inovadoras para tornar a atividade mais produtiva e aprimorar a oferta dos serviços contábeis, portanto, deve ser vista como uma oportunidade e não ameaça.

Como a contabilidade a distância funciona e quais suas vantagens?

Com os diversos sistemas que possibilitam a integração da gestão contábil das empresas, contar com todos os serviços de contabilidade vindos de um escritório de qualquer localidade se tornou algo simples.

Hoje, aqui na Artdata Contábil, pode-se contar com uma contabilidade que chamamos de tradigital, tendo em vista que nosso atendimento é capaz de oferecer todas as vantagens da contabilidade tradicional e digital, o que se traduz da seguinte forma:

Proximidade com a equipe e com o contador

A contabilidade tradigital é capaz de oferecer uma interação entre a empresa e o contador que a contabilidade digital e a tradicional quando isoladas não conseguem. Isso ocorre porque ela é capaz de unir os pontos positivos das duas modalidades do serviço, criando assim um atendimento muito mais completo e amplo.

Entre os benefícios desse modelo de negócios adotado pela Artdata Contábil, podemos citar o fato de que ele mantém as reuniões presenciais se necessárias — tão importantes para a construção da confiança entre cliente e escritório de contabilidade —, sem deixar de oferecer outras e novas formas de contato, o que permite que, em caso de dúvida, o empresário possa contatar o contador com facilidade.

Integração entre o escritório e a empresa via ERP

Outro benefício da contabilidade tradigital é que ela torna a troca de informações entre a empresa e o escritório de contabilidade mais ágil e segura. Isso ocorre porque ela trabalha com a integração entre o ERP da empresa e o sistema utilizado pelo escritório. Graças a essa facilidade, o contador pode acessar, em tempo real, as informações que precisa para executar suas tarefas.

É válido ressaltar, porém, que essa comodidade não elimina o contato direto entre o contador e a empresa; ela apenas permite que o profissional gaste menos tempo com deslocamento físico quando isso não é necessário, de modo que ele possa se concentrar em outras questões relevantes para a companhia.

Redução de custos para o cliente

Por fim, a redução de custos, auferida por meio da digitalização de alguns processos e documentos, tende a reduzir o custo da operação, o que torna o serviço contábil mais acessível financeiramente para o empresário. Além disso, a redução no uso de papéis permite que o cliente gaste menos com a impressão e armazenamento de documentos, o que reflete de modo positivo em seu orçamento.

São vantagens que a contabilidade online jamais conseguirá oferecer pelos motivos já expostos acima, mas que para as soluções da Artdata Contábil é algo perfeitamente factível: com o uso da tecnologia, oferecer preços acessíveis por meio de soluções completas, dedicadas integralmente ao crescimento do negócio e personalizadas para as necessidades específicas da empresa, independentemente da atividade, porte, regime tributário e localidade.

Ao contar com os serviços de contabilidade a distância da Artdata, a empresa contrata soluções eficazes graças ao uso de soluções tecnológicas inovadoras e facilitadoras. Mesmo assim, não perde o contato com a equipe de colaboradores responsáveis pelo atendimento a sua empresa, já que essa relação é fundamental para que o trabalho esteja alinhado às demandas de cada negócio e seus respectivos gestores.

Agora que você entende melhor como funciona a contabilidade online e a tradicional e descobriu os benefícios da tradigital, que tal saber mais sobre as vantagens da terceirização contábil? Leia este artigo e tenha acesso a esse conhecimento!  

Rodrigo Ferreira

Gerente de Atendimento e Marketing

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