Contabilidade e tributação para empresas de tecnologia e softwares: quais as melhores práticas?

28 janeiro 2021
Rodrigo Ferreira

No contexto das empresas de tecnologia, softwares e as de atividades relacionadas apesar de toda a inovação que o mercado oferece aos demais setores, é notável como é enorme o desafio que contempla as questões que envolvem a tributação e a contabilidade para empresas de tecnologia e software. A grande dúvida surge por uma questão que causa muita dor de cabeça para os sócios e gestores: como funciona a tributação dos meus produtos e serviços tecnológicos?

De modo geral, as empresas inseridas nesse setor estão na vanguarda do que hoje chamamos de indústria 4.0 ou Quarta Revolução Industrial, pois utilizam tecnologias de automação, inteligência artificial e trabalham constantemente com fluxo de dados e informações, por meio dos recursos tecnológicos presentes em todas as atividades que envolvem as diversas etapas dos procedimentos, soluções e serviços que oferecem.

Nesse sentido, significa que esse é um mercado em constante desenvolvimento e crescimento. De acordo com pesquisa realizada pela Neoway — empresa especialista em tecnologia aplicada — no ano de 2018, haviam cerca de 195 mil empresas ativas no setor de tecnologia no
Brasil.

Você já deve ter percebido então que dentro desse cenário tão inovador, e que gera tantos resultados, é imprescindível manter uma gestão adequada da contabilidade e dos tributos relacionados às operações dessas empresas. Nesse sentido, é necessário considerar as especificidades que envolvem todos os assuntos contábeis e tributários desse segmento, bem como os de folha de pagamento, de forma a melhorar a gestão financeira e administrativa da sua empresa.

É bem compreensível que a maioria dos sócios e gestores de empresas de software não sejam especialistas em administração e gestão contábil ou tributária, e com relação a esse ponto não há problema nenhum, afinal, há inúmeras outras prioridades relacionadas ao core business da empresa onde a atuação dessas pessoas se faz muito mais essencial. Entretanto, faz-se necessário implementar medidas de controle gerenciamento contábil com o propósito de mitigar ao máximo os riscos operacionais e tributários da empresa.

Para uma melhor compreensão de como funciona a apuração tributária em empresas de tecnologia, e a respectiva legislação que a permeia, a fim de esclarecer as dúvidas existentes, listamos algumas práticas recomendadas e necessárias para otimizar a gestão dos seus negócios na área de tecnologia, conhecimento esse que pode impactar diretamente na saúde financeira da sua empresa. Confira!

Incidência do ICMS na venda de softwares

O ICMS é o imposto incidente sobre a circulação de mercadorias e prestação de serviço. A dificuldade dos gestores de empresas de tecnologia então é ter assertividade para saber se as empresas de tecnologia e software devem apurar esse tributo para quais operações. O que pode tornar confuso essa classificação inicialmente é a própria definição da sigla, pois não tem um direcionamento esclarecedor para o âmbito digital que os serviços desse setor estão inseridos. 

Nesse contexto, consideram-se os seguintes serviços fornecidos pelas empresas de tecnologia: serviços de comunicação, mercadorias digitais ou intangíveis e prestações de serviços. Dessa forma, no que diz respeito a tributação para empresas de tecnologia e software, o próximo passo é realizar uma classificação de quais serviços oferecidos pela empresa oferece se enquadrariam na incidência do imposto ICMS.

Ou seja, é necessário considerar que, de acordo com as imposições do Governo Estadual, os serviços de comunicação e mercadorias digitais ou intangíveis são tributados pelo ICMS. Já a modalidade de prestações de serviços não se enquadra no ICMS, sendo tributado por outro tributo, o qual será relatado em breve no presente texto.

Além disso, também é importante destacar a incidência do ICMS na venda de softwares. Por exemplo, considera-se a relação que se estabelece entre o ICMS e a mercadoria, consistente na Regra Matriz de Ocorrência Fiscal (RMIT). No âmbito jurídico, pode parecer contraditório a ideia de circulação de mercadorias, já que a venda de um determinado software, em nuvem por exemplo, na prática é algo que não ocorre do mesmo modo que um produto físico.

Incidência de ISS para empresas de tecnologias

O ISSQN ou ISS é um tributo incidente sobre a prestação de serviço, de qualquer natureza, conforme a Constituição da República Federativa do Brasil. De modo geral, consiste no imposto municipal brasileiro, o que significa que apenas os municípios têm a capacidade de formular normas e legislações acerca desse imposto.

Dessa forma, o que acontece a partir disso é uma verdadeira confusão tributária acerca da incidência ou não do ISS e do ICMS nas operações envolvendo serviços de tecnologia e software. Nesse contexto, os contribuintes ficam em dúvida se devem recolher os tributos ao estado (ICMS) ou ao município (ISS). Além de toda a complicação, as multas em casos de não pagamento são altas, além de outras penalidades que podem afetar a atuação da empresa.

É importante salientar que em todas as etapas da gestão tributária, devem ser consideradas as esferas federais, estaduais e municipais, pois os tributos de cada competência deve ser apurados corretamente para evitar possíveis transtornos e o pagamento de multas.

Nesse contexto, apesar do conflito de competências entre estados e municípios, algo que fica bem definido na visão do Estado de São Paulo é que o licenciamento de software ou programas de computadores estão sujeitos a incidência do  ICMS, independente se é vendido  sem possibilidade de customização, como utilizado no jargão da área de tecnologia, um “software de prateleira”.

Entretanto, ainda assim existe algumas contradições por parte dessa imposição. Por exemplo, na visão da prefeitura da cidade de São Paulo, cabe o recolhimento ISS de qualquer maneira com base da Lei Complementar 116 de 2003, acerca da modalidade de prestação de serviços. Essa interpretação não faz ressalvas, mas se você analisar de acordo com a jurisprudência, é possível perceber algumas incompatibilidades.

Ou seja, essa percepção está totalmente no sentido contrário, e ela está baseada na jurisprudência do STF ao analisar que não se pode tratar um programa de computador elaborado para o público em geral como uma prestação de serviços, na medida que aquilo não envolve obrigação de fazer, porém isso foi produzido previamente pensando em vender aqueles resultados das atividades.

Dessa forma, o Estado de São Paulo exige o recolhimento do ICMS para as operações que envolvem essas características. No entanto, o que não há dúvida, além de ser pacífico, é que os programas de computador que são licenciados sob encomenda de um determinado contratante se enquadram na modalidade de prestação de serviço, e em relação a essas operações, não há incidência do ICMS.

Além disso, no meio dessa discussão toda, surge outra questão: como se apura a tributação correta de softwares ou programas de computadores que estão sujeitos a customizações? Infelizmente, não é possível encontrar nenhuma referência no meio judiciário ou no meio legislativo que permita que tomemos um posicionamento de caráter conclusivo nesse assunto.

Diante disso, é necessário que se mantenha a expectativa de que o Supremo Tribunal Federal julgue algum recurso que envolva essa questão, esclareça todos esses pontos duvidosos, mas o cenário ideal para que esse mercado tenha mais segurança jurídica seria que o Congresso Nacional aprovasse uma legislação específica colocando fim nessa controvérsia e estabelecesse de forma clara os parâmetros para tributar essas operações corretamente e diminuir essa complexidade fiscal do segmento de tecnologia.

Regime de Tributação: qual a melhor opção para empresas de tecnologia e
softwares?

Ao analisar os processos que envolvem essa tributação para empresas de tecnologia e software, surgem os desafios acerca dos procedimentos administrativos e financeiros. Tendo em vista essas operações, deve-se primeiro definir qual é a pretensão dos sócios e empresários, para que seja possível realizar o enquadramento correto no regime de tributação mais adequado ao perfil da empresa.

Definir o regime de tributação, embora não seja simples, é um requisito básico para correr menos riscos e otimizar o fluxo de caixa da empresa, por exemplo. A escolha pelo Simples Nacional, Lucro Presumido ou Lucro Real ou qualquer outra decisão mais complexa relacionada a tributação da empresa, deve sempre levar em consideração o suporte e apoio de uma empresa de contabilidade.

Isso significa que como os gestores são especialistas no seu ramo de negócio, é essencial alinhar seus interesses e conhecimento com uma empresa de contabilidade que seja especializada nessa orientação, para definir assim quais são os moldes e em que etapa de gestão contábil a empresa está situada, principalmente para as empresas que têm receitas muito expressivas e crescimento constante ao longo dos meses e anos.

Nesse contexto, a empresa precisa escolher um determinado regime tributário de acordo com o estágio da sua operação. Nesse viés, deve-se busca um regime que proporcione a menor carga tributária possível para a empresa. Por vezes, existe a possibilidade de que a empresa esteja apta a realizar a opção pelo Simples Nacional e que isso se mostre em vantagens tributárias.

É importante destacar algumas questões que podem resultar em equívocos desnecessários. O administrador deve ter noção da real situação financeira da empresa, se estiver numa fase pré-operacional e apresentando prejuízos, então talvez o mais indicado seja optar pelo Lucro Real, mesmo sendo uma empresa ainda de pequeno porte. Trata-se de um mito a ideia de que a opção pelo Lucro Real seja algo viável somente para grandes companhias.

Para exemplificar melhor, existem empresas que iniciam com um volume alto de investimentos, com grandes custos e despesas, não têm lucro e optam por um regime que a base de cálculo é o faturamento. É o caso do Lucro Presumido e do Simples Nacional, por exemplo.

A consequência disso é que a empresa acaba recolhendo mais tributos do que deveria porque ela optou por um regime aparentemente mais simples e com menor carga tributária. Isso ocorre porque não foi realizada uma análise do modelo de negócio, tampouco realizada uma simulação tributária adequada para se tomar decisões, porque a empresa focou apenas nas receitas e nas vendas, esquecendo-se ou relegando ao segundo plano as questões tributárias e fiscais.

Além disso, é importante destacar que geralmente as empresas de software e tecnologia são estruturadas com foco em alavancagem de vendas, com o intuito de ampliar seus negócios ao máximo para eventualmente participarem de processos de aquisições e fusões que podem envolver outras empresas brasileiras ou estrangeiras.

A maioria dos empresários do setor não enxergam seu contador como parte importante do planejamento e estratégia da empresa e, por conta disso, acabam “jogando dinheiro fora”.

Dessa forma, é essencial contar com uma empresa que tenha ampla expertise no atendimento de empresas de tecnologia e software, para que a companhia, independente do seu porte, tenha suporte e subsídios para realizar sua gestão contábil e tributária corretamente, bem como tomar as decisões mais assertivas e obter os melhores resultados operacionais possíveis em cada etapa dos seus negócios.

A Artdata Contábil auxilia as empresas de tecnologia fazendo com que a situação contábil, tributária e trabalhista esteja sempre em dia e de acordo com as normas e exigências legais, por meio de soluções modernas e atendimento diferenciado, entregando agilidade, proatividade e assertividade. Mais do que isso, a Artdata presta um atendimento consultivo, apoiando e fornecendo ferramentas, conhecimento técnico e processo para as rotinas da empresa e dos
seus colaboradores, bem como para a tomada de decisões dos gestores e sócios das empresas de tecnologia e software.

Quer saber como ajudamos nos últimos anos empresas como Zucchetti Brasil, SAGE Brasil (Folhamatic), Qyon Tecnologia, Armis Brasil, Nonius Brasil, Maffer Tecnologia, BluePex Tecnologia, Dokfile, Flip ERP, Geiko Sistemas, BeeCloud, Infonacci, dentre outras, a terem uma gestão
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Almir Ferreira

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