Como preencher uma Invoice sem erros? Descubra agora!

26 setembro 2019
Rodrigo Ferreira

Não é nenhuma novidade que diversas operações internacionais precisam ser pautadas com base em documentos e certificações idôneas. Afinal, as empresas participantes do negócio precisam comprovar a seus respectivos países a legalidade da operação e que todos os tributos foram recolhidos corretamente. Dentre esses documentos, a Invoice é considerada um dos mais importantes.

Também conhecido como fatura internacional, pode ser descrita como uma espécie de nota fiscal para negociações em âmbito global. Estabelecida com base em um conjunto de leis internacionais, a Invoice é considerado, por muitos países, indispensável para a liberação de transações comerciais e de serviços com outras nações.

Dada a importância desta fatura, é fácil compreender a necessidade de elaborá-la corretamente. Por isso, preparamos um conteúdo com informações relevantes sobre o tema. Continue a leitura e descubra como preencher uma Invoice sem erros.

Quando a Invoice deve ser emitida?

A Invoice será feita sempre que houver alguma operação envolvendo produtos ou serviços entre empresas de países diferentes. Ou seja, a Invoice só será emitida quando ocorrer a importação ou exportação de determinado produto, ou quando um serviço for prestado para instituições fora do país de origem onde a empresa está sediada.

A emissão da Invoice não extingue a necessidade da emissão da nota fiscal (de produtos ou serviços) para amparar a operação em âmbito local. Depois os documentos devem ser enviados ao parceiro de negócios da empresa emissora, seja ele um exportador, importador ou contratante de algum serviço.

Recomenda-se a emissão da Invoice no idioma do cliente ou em inglês. Sua impressão deve ocorrer em três vias originais, que, necessariamente, precisam ser assinadas e carimbadas por questão de segurança.

Qual é a importância da Invoice?

Como todas as atividades humanas, transações comerciais também estão sujeitas a erros. Quando feitas entre empresas sediadas em países diferentes, porém, sua resolução tende a ser mais complexa. Esse é um dos motivos que tornam a Invoice tão importante.

O documento, que funciona como um registro da negociação entre as partes, guarda todos os detalhes e informações que foram acordados previamente. Portanto, caso alguma das condições não tenha sido atendida, a implementação de medidas para resolução e correção se tornam mais simples.

É importante considerar, também, que a Invoice serve para comprovar aos países envolvidos na operação que toda a transação comercial está de acordo lei vigente e que os tributos aos quais ela está sujeita já foram ou serão recolhidos.

Como preencher a Invoice corretamente?

Agora que você entende melhor o que é e qual a importância da Invoice, é hora de aprender como elaborá-la corretamente. Segundo o artigo 557 do regulamento aduaneiro, por exemplo, a Invoice emitida no Brasil deve conter as seguintes informações:

  • endereço e nome completo do fornecedor;
  • endereço e nome completo do cliente;
  • data de elaboração do documento e o número de seu registro para controle;
  • descrição detalhada do item ou do serviço negociado;
  • modelo, numeração e, caso exista, número de referência de todos os itens;
  • quantidade dos itens e sua espécie;
  • peso bruto dos itens somado a todos os componentes que o acompanham;
  • peso líquido dos itens, ou seja, desconsiderando componentes que o acompanham;
  • país de origem dos itens ou do local onde o serviço é prestado;
  • país adquirente dos itens ou contratante do serviço;
  • país de procedência, caso algum item não tenha sido produzido no país de origem da operação;
  • preço unitário e total dos itens ou do serviço negociado;
  • moeda utilizada na operação;
  • despesas relacionadas à mercadoria, serviço e frete;
  • INCOTERM (Termos Internacionais de Comércio), termo da condição da venda.

A Invoice não tem um modelo padrão único, o que significa que pode ser elaborada de diversas maneiras e formatos distintos. Independentemente da forma escolhida, para ser considerado válido o documento deve conter a maior parte das informações citadas neste artigo, o que pode variar conforme o caso e situação específica.

Embora a Invoice seja de suma importância, gestores e empresários precisam ficar atentos a outros pontos importantes, como mudanças na legislação que rege suas atividades ou modificações em softwares de apoio que utilizam com frequência. 

Agora que você sabe como preencher a Invoice sem cometer erros, aproveite para assinar nossa newsletter e acompanhe as novidades do nosso blog.

Rodrigo Ferreira

Gerente de Atendimento e Marketing

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