CAGED e RAIS: migração para eSocial e impacto na folha de pagamento das empresas

15 outubro 2019
Rodrigo Ferreira

Foi publicado ontem (15/10) pela
Secretaria de Previdência do Trabalho uma Portaria – SEPRT 1.127/2019 – que
define o cronograma e as regras para a migração para o eSocial
das informações prestadas pela maioria das empresas por meio do CAGED e da RAIS
a partir do início do ano de 2020.

Para entender todo o contexto e,
principalmente, qual o impacto para a folha
de pagamento
e nas áreas de pessoal e recursos humanos das empresas, que
tal relembrar (ou aprender) primeiramente o que são o CAGED e a RAIS?

CAGED e RAIS: o que é?

O Cadastro Geral de Empregados e
Desempregados (CAGED) é uma obrigação acessória trabalhista elaborada e
transmitida mensalmente por todas as empresas brasileiras e demais entidades
equiparadas. As informações constantes no CAGED são os eventos de admissão,
transferência e desligamento de colaboradores (contratados sob as regras da CLT,
os trabalhadores rurais, os aprendizes
etc.).

Instituído pela Lei nº 4.923 de 1965,
os dados do CAGED são base para o acompanhamento do status do emprego formal no
Brasil, permitindo a verificação dos níveis de emprego e desemprego do país.
Vale dizer também que esses dados são utilizados para realização da conferência
dos vínculos trabalhistas para efeitos de concessão do seguro-desemprego.

A ausência de entrega de do CAGED e da RAIS
no prazo legal, acarreta em penalidades, transtornos e a aplicação de multa e
juros para as empresas.

A Relação Anual de Informações Sociais
(RAIS) é uma obrigação acessória trabalhista anual, criada pelo Governo Federal
em meados dos anos 1970 – Decreto nº
76.900 de 1975
– tornando-se desde então uma das principais fontes de dados
estatísticos do mercado de trabalho brasileiro – quantidade de empregos
formais, informações sobre demissões, número de vagas criadas, atividades
criadas, etc. Na RAIS são informados os trâmites referentes a um grupo maior de
trabalhadores do que no CAGED: empregados sob regime da CLT; trabalhadores
avulsos, temporários e com contrato de trabalho por prazo determinado;
diretores sindicais, servidores públicos, etc.

Todas as pessoas jurídicas – com ou sem
empregados – com exceção do Microempreendedor
Individual (MEI)
, que está obrigado a prestar informações apenas caso tenha
um funcionário contratado. No caso das
empresas que não possuem funcionários contratados, deve ser transmitida a RAIS
negativa. O prazo de entrega desta obrigação trabalhista se dá geralmente no
mês de março, com a prestação das informações pertinentes ao ano-calendário
anterior.

O CAGED e a RAIS foram extintos?

Não. É mais adequado falarmos que o CAGED
e a RAIS foram substituídos e/ou serão incorporados em uma plataforma única. Isso
ocorrerá a partir de janeiro de 2020 para um determinado grupo de empresas que passam
a enviar as informações – anteriormente transmitidas por meio do CAGED e da
RAIS – via eSocial.

Tal medida, que visa a otimização e a
simplificação da prestação e organização das informações por parte de diversos
órgãos públicos, já era prevista conforme tratamos em diversos posts anteriores
aqui na seção Trabalhista
e Previdenciário
blog. Aguarda-se ainda o anúncio da modernização,
eliminação ou simplificação de dezenas de outras obrigações trabalhistas.
Muitas dessas, provavelmente terão o mesmo destino do CAGED e da RAIS e serão
substituídas e/ou incorporadas ao eSocial – em paralelo ao processo de
reestruturação pelo qual vem passando a plataforma trabalhista do governo para
que as rotinas sejam otimizadas
e simplificadas
.

O CAGED no eSocial

A partir de janeiro de 2020, o eSocial
substituirá o CAGED para as empresas e demais equiparadas a pessoa jurídicas, o
que contempla os Grupos 1, 2 e 3 do eSocial, por meio do envio das seguintes
informações:

  •         data de admissão e número do CPF
    (até o dia anterior ao início das atividades
    do empregado
    );
  •         valor do salário bruto contratual, o qual deverá ser enviado no máximo
    até o 15º dia do mês subsequente ao início da atividade laboral;
  •         data de término do vínculo empregatício e motivação da rescisão do
    contrato de trabalho – até o 10º dia a partir da extinção do vínculo ou 15º dia
    do mês subsequente ao término – de acordo com a exigência para cada hipótese de
    término de contrato de trabalho prevista na legislação;
  •         valor do último salário bruto do colaborador, o qual deverá ser
    informado até o 15º dia do mês subsequente a modificação salarial;
  •         reintegração, transferências de entrada e saída, devem ser transmitidas
    até o 15º dia do mês subsequente ao fato gerador.

Até o final de 2019, todas as empresas
obrigadas a transmissão do CAGED devem seguir efetuando a elaboração e entrega
da obrigação acessória normalmente.

A RAIS no eSocial

Diferentemente do CAGED, a partir do
primeiro mês de 2020, apenas as empresas dos Grupos 1 e 2 constantes no
cronograma de implementação do eSocial estão inicialmente obrigadas ao envio
das informações anuais da RAIS por meio da plataforma do eSocial. Ou seja,
tratam-se das empresas já obrigadas ao envio, entre outros, dos dados sobre as
remunerações dos trabalhadores via eSocial.

As informações sobre admissões,
rescisões e remunerações que serão substituídas e deverão ser enviadas são as
seguintes:

Contratação de funcionários

·        data de admissão, data de nascimento e número do CPF
(até o dia anterior ao início das atividades do empregado).

Rescisões contratuais

·        data de término do vínculo empregatício, valores das verbas rescisórias
e motivação da rescisão do contrato de trabalho – até o 10º dia a partir da
extinção do vínculo ou 15º dia do mês subsequente ao término – de acordo com a
exigência para cada hipótese de término de contrato de trabalho prevista na
legislação.

Remunerações

·       valores das parcelas integrantes ou não das remunerações mensais dos
empregados, bem como a discriminação e individualização dos montantes (até o
dia 15 do mês subsequente).

Igualmente ao que foi determinado para
o CAGED, até o final de 2019, todos as pessoas jurídicas e equiparadas
obrigadas a transmissão seguem com a necessidade de efetuar a elaboração e
entrega da RAIS no formato atualmente vigente.

Quais os impactos da substituição do
CAGED e da RAIS para as empresas?

A migração dos dados do CAGED e da RAIS
para o eSocial pode aparentemente parecer uma simplificação e facilitação, porém,
pode representar exatamente o contrário e se tornar um pesadelo para as
empresas que ainda sequer estão cumprindo corretamente as exigências do
eSocial. Muitas empresas estão encontrando dificuldades para realizar a
implementação do eSocial por falta de estruturas adequadas de softwares,
capacitação da equipe ou de organização e planejamento prévio (não podemos nos
esquecer que o projeto piloto do eSocial teve início em 2009), seja por falhas
do time interno responsável pela folha de pagamento ou da assessoria
terceirizada responsável pela apuração e gestão do Departamento Pessoal.

Vale lembrar que muitas mudanças recentes
estão causando impactos relevantes para a maioria das empresas brasileiras –
desde as microempresas locais às grandes companhias
multinacionais
. Além das mudanças trazidas pela sanção da MP
da Liberdade Econômica
– chamadas por muitos de “Minirreforma Trabalhista”
– há diversas transformações trabalhistas gerando impactos diretos e indiretos
na folha
de pagamento
das empresas sediadas no Brasil.

Com a recente regulamentação da Carteira de Trabalho Digital, por exemplo, não se
faz mais necessário realizar a anotação na CTPS física do trabalhador, sendo o
envio dos eventos do eSocial a representação da
“assinatura”. Especula-se que o Livro de Registro de Empregados (LRE) seja o
próximo item a abandonar o meio físico e migrar para o formato digital.

Quer saber mais sobre o eSocial e descobrir
se a sua empresa e seus negócios estão correndo riscos e gerando passivos
trabalhistas ocultos? Então agende já uma
consultoria gratuita
com a nossa equipe de especialistas em folha de
pagamento!

 

Rodrigo Ferreira

Gerente de
Atendimento e Marketing

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